ความพยายามเป็นสิ่งสำคัญ แต่การรู้ว่าจะต้องพยายามอย่างไรหรือเมื่อไหร่ก็สำคัญไม่แพ้กัน ดั่งคำคมที่ว่า

DON’T WORK HARDER , WORK SMARTER
ไม่จำเป็นต้องทำงานให้หนักขึ้น แต่จงทำงานอย่างฉลาด

มาเริ่มที่การบริหารเวลาในแต่ละวัน สร้างนิสัยที่จะช่วยแยกแยะว่าอะไร สำคัญมากสำคัญน้อย การมีวินัย และการวางแผน สิ่งเหล่านี้จะทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น โดยที่ไม่เสียเวลาไปอย่างเปล่าประโยชน์

มีช่วงพักเบรก

อาจจะฟังดูแปลกๆ แต่การมีช่วงพักระหว่างวันในการทำงานนั้น จะช่วยทำให้คุณทำงานได้ดียิ่งขึ้นจริงๆ การพักเบรกยังดีต่อสุขภาพของคุณอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นงานอิสระหรืองานออฟฟิศก็ตาม การลุกจากโต๊ะมาเดินบ้างจะช่วยลดอาการตาล้าและป้องกันอาการเส้นเลือดขอดที่ขาได้

มีงานวิจัยพบว่าการพักจากงานเพียงแค่ 5 นาที ก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้คุณกลับมาโฟกัสกับงานได้อีกครั้ง ให้ลองพักดูบ้างเมื่อเริ่มเหนื่อยล้าจากงาน และไม่ควรดื่มกาแฟมากเกินไป ถ้าอยากรู้สึกกระปรี้กระเปร่า ให้หาของกินที่เพิ่มพลังสมองแทนจะดีกว่า

กำหนดกิจวัตรประจำวันให้ติดเป็นนิสัย

สิ่งที่เราทำกันเป็นประจำในชีวิตประจำวัน มักจะเป็นสิ่งที่ติดเป็นนิสัย ดังนั้นถ้าเราสร้างนิสัยที่ดีต่อสุขภาพ ก็จะทำให้ประสบความสำเร็จได้โดยไม่ต้องพยายามหรือรู้สึกเหนื่อยมากกว่าเดิม และการคุ้นเคยในการทำสิ่งเดิมๆซ้ำ ในเวลาและสถานที่เดิมๆนั้น ก็จะส่งผลให้เราทำสิ่งๆนั้นได้ดียิ่งขึ้น

เริ่มต้นวันของคุณด้วยการมีกิจวัตรยามเช้า อย่างเช่น การจดบันทึกยามเช้า (Morning pages) ทำสมาธิ หรือ ออกกำลังกาย มันสามารถช่วยให้คุณมีสมาธิที่ดีขึ้น การเริ่มต้นวันใหม่ที่ดีนั้น ควรเริ่มตั้งแต่การเตรียมตัวล่วงหน้าในคืนก่อนหน้าของวันดังกล่าว

สิ้นสุดวันทำงานของคุณด้วยวิธีใกล้เคียงกัน ปิดออฟฟิศ ทำความสะอาดโต๊ะทำงานเพื่อจะได้เริ่มทำงานในเช้าวันใหม่ได้อย่างสดชื่น ไม่ว่าคุณจะทำงานที่บ้านหรือออฟฟิศก็ควรมีกิจวัตรบางอย่างที่เป็นเครื่องหมายเพื่อแสดงว่าการทำงานสำหรับวันนี้ได้เสร็จสิ้นลงแล้ว

กำหนดเวลา “ห้ามรบกวน”

ส่วนที่ดีและแย่ที่สุดของการทำงานที่บ้าน ก็คือการทำงานที่บ้านนี่แหละ เพราะสมาชิกร่วมบ้านสามารถเดินเข้าออกห้องทำงานของคุณระหว่างทำงานอยู่เพียงเพื่อ “คุยเล่น” หรือถกเรื่องเล็กๆน้อยๆ ดังนั้นจงแสดงออกให้ชัดเจนว่าคุณไม่ต้องการถูกรบกวนในช่วงเวลาทำงาน ยกเว้นว่าจะเป็นเหตุด่วนจริงๆ ซึ่งคุณสามารถทำเช่นเดียวกันนี้ได้ แม้คุณทำงานในออฟฟิศ โดยบอกกับเพื่อนร่วมงาน ว่าคุณไม่อยากถูกรบกวนในตอนนี้

เช็คอีเมล์และโซเชียลมีเดียในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเท่านั้น

เชื่อว่าหลายท่านที่กำลังอ่านบทความนี้อยู่ก็เป็น พวกท่านเช็คอีเมล์และโซเชียลมีเดียหลายๆครั้งต่อวัน ปัญหาก็คือการแวบเข้าไปดูบ่อยๆ จะทำให้คุณเสียสมาธิ และต้องใช้เวลาเกือบ 25 นาทีกว่าจะเลิกวอกแวกและกลับมาโฟกัสกับงานเหมือนเดิมได้ ปิดการแจ้งเตือนอีเมลและกำหนดเวลาเช็คประจำวันไว้ หนึ่งครั้งตอนเช้าและอีกครั้งหนึ่งตอนบ่าย ทำเช่นเดียวกันกับโซเชียลมีเดีย

ทำรายการสิ่งสำคัญที่ต้องทำ 3 อันดับแรก

การวางแผนในแต่ละวันล่วงหน้าเป็นสิ่งที่ต้องทำหากคุณอยากทำงานต่างๆให้เสร็จเรียบร้อยทันเวลา แต่แทนที่จะทำรายการสิ่งที่ต้องทำแบบยืดยาว ให้ลองทำรายการแค่สามข้อที่สำคัญที่สุดแทน โดยการจำกัดรายการให้เหลือแค่สามข้อที่สำคัญที่สุดเท่านั้น มันจะทำให้รายการของคุณไม่ล้นเกินไปและสามารถจัดการได้ง่ายขึ้น

บริหารระบบการจัดการเวลาของตัวเองให้ดี

สมุดแพลนเนอร์คือตัวช่วยสำคัญ คุณไม่ควรมองข้ามการจดสิ่งต่างๆลงไปในกระดาษ มีงานวิจัยออกมาสนับสนุนว่าการจดสิ่งต่างๆด้วยลายมือตัวเอง ช่วยให้จำสิ่งนั้นได้ดีขึ้น และข้อดีอีกอย่างก็คือ การตกแต่งหน้าสมุดแพลนเนอร์นั้นสามารถช่วยสร้างแรงบันดาลได้อีกด้วย

ถ้าคุณไม่ชอบเขียน ก็มีอีกทางเลือกนึงก็คือแอพพลิเคชั่นและเว็บไซต์ อย่างเช่น Trello ที่คุณสามารถแยกบอร์ดและการ์ด แปะป้ายสีและใส่รายละเอียดระบุลงในการ์ดแต่ละใบได้ตามต้องการ แอพพลิเคชั่นนี้สามารถช่วยทำอะไรได้นับไม่ถ้วนเลย

จัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณ

การจัดระเบียบให้กับโฟลเดอร์งานหน้าเดสก์ท็อปหรือ cloud-based จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาไปได้มากทีเดียว จัดการอีเมล์ของคุณด้วยการติดป้ายกำกับสำหรับ Gmail หรือสร้างแฟ้มแบ่งกลุ่มถ้าคุณใช้ Outlook เพื่อทำให้ทุกอย่างสะอาดตาและไม่ยุ่งเหยิง และแนะนำอีกนิดก็คือควรเรียนรู้วิธีใช้คีย์ลัดแทนการใช้เมาส์ด้วย

นอกจากพื้นที่ทำงานออนไลน์แล้ว อย่าลืมจัดระเบียบให้กับออฟฟิศจริงๆของคุณด้วย กำหนดเวลาประจำวันสำหรับการกำจัดเศษกระดาษเก่าๆ (เช่น บ่ายวันศุกร์) เก็บใบเสร็จและใบกำกับสินค้าต่างๆ ใส่ในตู้หรือกล่องเก็บเอกสาร การมีพื้นที่ทำงานที่เรียบร้อยจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีสมาธิขึ้น

การทำงานอย่างชาญฉลาดไม่ใช่แค่การใส่ใจกับงานมากขึ้นหรือมีแอพพลิเคชั่นและโปรแกรมที่ทันสมัยเป็นตัวช่วยเท่านั้น แต่คุณต้องรู้ข้อจำกัดและข้อด้อยของตัวเองด้วย เพื่อจะได้ออกแบบระบบการทำงานที่เหมาะสมกับตัวเองที่สุด หากคุณดูแลและรับผิดชอบงานของตัวเองได้ดีขึ้น คุณก็จะทำงานได้มากขึ้นด้วยเวลาที่น้อยลง!

ที่มา: sumrej.com