กระบวนการวางแผน
การวางแผนเป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างหนึ่งของการบริหาร และเป็นกระบวนการท่ามีลักษณะของความเป็น “ศาสตร์” และความเป็น “ศิลป์” ผู้ที่บริหารพึงต้องมีความเข้าใจและมีทักษะ มีความชำนาญในการนำไปใช้ จึงจะทำให้การบริหารงานบรรลุถึงวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง
ที่กล่าวว่าการวางแผนเป็นศาสตร์ เพราะการวางแผนมีองค์ความรู้ เป็นการเฉพาะผู้ที่บริหารและนักวางแผนจะต้องเรียนรู้ ส่วนการวางแผนเป็นศิลป์ เพราะการวางแผนเมื่อกำหนดขึ้นแล้วการนำไปปฏิบัติหรือนำไปใช้นั้นผู้บริหารจะต้องใช้เทคนิควิธีการต่าง ๆ อย่างมาก เพื่อผลักดันให้ทรัพยากรทุกชนิดที่ต้องใช้ในแผนได้ทำงานตามหน้าที่ของมัน และในขณะเดียวกันผู้บริหาร หรือผู้ใช้แผนจะต้องผสมผสานปัจจัยและสภาพแวดล้อมต่าง ๆ เข้าด้วยกัน เพื่อให้แผนทั้งแผนหรือโดยส่วนใหญ่ของแผนสามารถดำเนินการได้โดยจะต้องพยายามปรับแผนและสภาพแวดล้อมให้สอดคล้องกันตลอดเวลา
การวางแผนเป็นกระบวนการที่เกี่ยวกับปัจจุบันและอนาคต กล่าวถือ ผลที่ปรากฏในปัจจุบันสืบเนื่องมาจากวางแผนในอดีต และผลที่จะปรากฏในอนาคตนั้นสืบเนื่องไปจากแผนที่ได้กระทำในปัจจุบันี่ดีในอดีต เช่น ครูล้นงานเพราะผลิตครูออมามากเกินความจำเป็น ทั้ง ๆ ที่อัตราการเกิดของเด็กลดลงหรือบัณฑิตต้องตกงานเพราะแผนการพัฒนาเศรษฐกิจและกำลังคนไม่เป็นไปตามเป้าหมายอย่างแท้จริงหรือกรุงเทพ ฯ ต้องประสบกับมลภาวะเป็นพิษ เป็นต้น
ความสำเร็จของการทำงานคือการวางแผนงาน
ความสำเร็จใด ๆ จะเกิดขึ้นได้ย่อมต้องอาศัยสิ่งที่เรียกว่า “ทรัพยากร” (Resources) ซึ่งหมายถึง เงิน (Mony) วัสดุอุปกรณ์ (Materials) กำลังคน (Humanpower) เวลา (Time) พลังงาน (Energy) และอื่น ๆ บุคคลหรือองค์การจะไม่สามารถกระทำสิ่งใด ๆ ได้สำเร็จ หรือบรรลุถึงวัตถุประสงค์ถ้าปราศจากการใช้จ่ายทรัพยากร การวางแผนเป็นการตัดสินใจเพื่อการจัดสรรทรัพยากรขององค์การ ให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
การวางแผนเป็น “กระบวนการ” (Procss) ซึ่งปรากฏด้วยกิจกรรม (Activity) ที่จะต้องกระทำกันอย่างต่อเนื่อง และสามารถปรับให้เข้าได้กับข้อมูลที่ได้รับทั้งที่เป็นข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) และข้อมูลที่มาจากกระบวนการและระบบอื่น การวางแผนสำหรับองค์หนึ่งองค์กรใดมิใช่การะทำเพียงครั้งเดียวแล้วหยุดหรือเลิกแล้วกันไป แต่เป็นกระบวนการที่จะต้องกระทำอย่างต่อเนื่อง โดยให้สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทั้งภายนอกและภายในองค์การ และบางส่วนของแผนอาจจะต้องมีการทบทวนใหม่ถ้าผลที่เกิดขึ้นขาดความสมบูรณ์หรือเป็นผลที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่คาดคิดไว้
การวางแผนเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการใส่ข้อมูล (Inputs) ทรัพยากร (Resiurces) และข่าวสาร (Information) ต่าง ๆ เข้าไป และมีตัวการ (Processor) กระทำกับทรัพยากรและข้อมูลเหล่านั้น และปรากฏเป็นผล (Outputs) ออกมาในลักษณะต่าง ๆ ข้อมูลอันเกิดจากผลหรือที่เรียกว่าข้อมูลย้อนกลับ (Feedbadk) จะถูกนำไปเปรียบเทียบกับมาตรฐาน (Standards) ว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์ (Objiectives) หรือไม่ ถ้าการเปรียบเทียบมีผลเป็นที่ไม่พอใจ ข้อมูลที่ใส่เข้าไป และตัวการในการกระทำข้อมูลจะต้องได้รับการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลง ดังแผนภูมิ
กระบวนการวางแผนเป็นเรื่องการตัดสินใจบ่างสรรทรัพยากรหลายชนิดในปัจจุบัน เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การประสบกับความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ในอนาคต หรือการวางแผนเป็นกระบวนการกำหนดทางเลือกในการดำเนินงานในอนาคต เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์การโดยวิธีการที่ให้ผลเป็นไปตามมาตฐาน หรือใกล้เคียงกับมาตรฐานหรือวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้อย่างเหมาะและเพียงพอรวมทั้งระบุถึงวิธีการที่จะได้มาซึ่งทรัพยากรที่จำเป็นเหล่านั้นด้วย
บทความที่เกี่ยวข้อง
